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Oggi vorrei raccontarvi la mia esperienza sulle riunioni e quello che ho imparato negli anni per renderle sempre più efficaci.
L’idea di trattare questo argomento mi è arrivata perché ne stiamo parlando e sperimentando tanto nella multinazionale per cui lavoro. Il la, devo ammettere, mi è arrivato grazie ad un post di Petra Schrott su LinkedIn dove chiedeva la durata giusta per una riunione, dando 4 opzioni.
Ho risposto con l’opzione “tra i 20 e i 40 minuti” ma ho anche commentato:
Avrei risposto dipende, ma più in generale se sono da 30 min si possono accorciare a 25; se sono di un’ora si possono accorciare a 45 minuti.
Parlo per esperienza!
Tutta questione di preparazione, volontà, chiaro obbiettivo e focus 🙌
Prima di vedere nel dettaglio questi 4 punti una cosa importante da tenere in mente è che il tempo è una risorsa preziosa (ne ho scritto qui) e se pensiamo al nostro tempo lavorativo è, a tutti gli effetti, un costo da tenere sotto controllo.
Scrivo questo per rimarcare il concetto che ogni risorsa che siede intorno ad un tavolo di una riunione, o che è impegnata in una attività, è una risorsa che vale soldi e dovremmo essere coscienziosi sull’utilizzo che ne facciamo.
🏛 I quattro pilastri per una riunione efficace
1) Preparazione
La preparazione è la chiave per il successo (ne ho scritto qui) e quando si tratta di riunioni efficaci è davvero molto importante.
In primis è importante per chi organizza la riunione.
Mi è capitato che, nel prepararmi per una riunione, abbia valutato che forse non era così necessaria e che il tutto poteva essere trasferito in modo efficace via mail o con un altro strumento.
Non siamo obbligati ad indire riunioni, possiamo anche evitarle se ci rendiamo conto che non servono. Investiamo diversamente le risorse.
Preparazione vuol dire anche pensare alla riunione, come strutturarla, al messaggio principale, a cosa ci vogliamo portare a casa alla fine di quella riunione, pensare se può servire inviare un documento da leggere prima della riunione per facilitarla.
Sembreranno banalità, ma mi sono accorto che spesso facevo riunioni senza aver chiaro tutto queste cose, direi basilari.
Anche per chi partecipa, la preparazione è fondamentale.
Leggere i documenti che sono stati inviati, avere chiaro lo scopo per cui ci stiamo riunendo, qual è il nostro ruolo in quella riunione.
Come partecipante mi capita a volte di chiedere, scusa, ma qual è l’obiettivo di questa riunione? Cosa ti aspetti da me?
E se capisco che non sono fondamentale, rifiuto. Si, nella mia azienda ci incentivano a farlo, so che può sembrare molto strano.
2) Volontà
Volontà dei partecipanti di voler rendere efficace la riunione.
Quella volontà che ci fa dire solo “sono d’accordo” piuttosto che argomentare il perché per 5 minuti, che a volte non aggiungono valore. È a volte difficile, perché siamo naturalmente portati a voler dire la nostra.
Volontà nell’arrivare all’obiettivo comune, che però, non vuol dire per forza essere tutti d’accordo.
Volontà nel rispettare i tempi che ci si è dati, perché ancora una volta, il tempo è una risorsa finita e per il nostro datore di lavoro, è un costo.
3) Chiaro obbiettivo
E con questo intendo avere chiaro perché ci stiamo trovando in questa riunione, siamo qui per discutere di cosa?
Cosa vogliamo portarci a casa alla fine? È un brainstorming e quindi finiamo con tante idee diverse che poi saranno raccolte per un passaggio successivo? È una riunione decisionale, quindi dobbiamo prendere una decisione in merito a qualcosa? Forse è una riunione informativa, per passare delle informazioni (e qui la domanda potrebbe essere, serve davvero?). È un training o un workshop per acquisire nuove nozioni?
Nella mia esperienza i meeting più improduttivi e che hanno generato tanta frustrazione sono stati quelli che all’inizio non avevano un chiaro obbiettivo condiviso.
4) Focus
Ultimo, ma non ultimo pilastro è il focus. Essere focalizzati per me vuol dire “essere lì, in quel momento”.
Quindi niente multitasking, ascolto attivo e partecipazione attiva.
Cosa tutt’altro che facile sopratutto oggi dove riceviamo mille notifiche sul telefono, ci scrivono in chat in qualunque momento, non curanti del fatto che magari uno sta presentando e la cosa potrebbe anche disturbare.
Nella mia esperienza tenere alto il focus dei partecipanti, richiamando anche la loro attenzione se necessario, è una delle chiavi del successo per avere dei meeting efficaci e anche più brevi.
👉 Alcuni suggerimenti pratici per migliorare le riunioni
Riflettete se sono davvero necessarie, sia che le organizziate voi, sia che vi richiedano di partecipare.
Chiarite bene l’obbiettivo e se non è chiaro chiedetelo: “Siamo qui oggi per?”; “Cosa ci vogliamo portare a casa alla fine di questa riunione?”
Può esserci un lavoro di preparazione al meeting per renderlo più efficace? Potete inviare ai partecipanti dei documenti da leggere?
Se non vi hanno inviato del materiale, potete prepararvi in autonomia sull’oggetto della riunione?Rimanete focalizzati ed evitate il multitasking. Prevedete però dei break. Io ne faccio uno da 5 minuti dopo 45 minuti di riunione.
Rendetele interattive, in modo da mantenere alta l’attenzione.
Se gestite la riunione, ascoltate le persone che sono con voi, non solo quello che dicono, ma anche come lo dicono, magari hanno bisogno di un break perché si sta andando lunghi. Anche una breve pausa aiuta a riprendere energia e ricominciare più focalizzati.
Chiedete feedback su come è andata la riunione e come potreste migliorarla. Intendiamoci, non sul contenuto, ma sulla gestione.
Questi gli spunti principali che volevo lasciarti oggi…
📜 👉 …e tuo cosa riesci a fare riunioni efficaci? Applichi tutti i pilastri o solo alcuni?
Fammelo sapere nei commenti!
Come sempre sono felice di aiutarti ad approfondire. Se vuoi avere uno sparring partner o fare una chiacchierata su questo o altri argomenti, sentiti libero di lasciare un commento e ti contatterò.
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Giuseppe